Cryptora » Роботизация бизнес-процесса «Обработка Invoices и загрузка данных в учетную систему Quickbooks»

Клиент

Аутсорсинговое агентство бухгалтерских услуг

Сотрудничает с предпринимателями более 7 лет, имеет в своем портфеле более 100 постоянных клиентов.

Отрасль

Аутсорсинг бухгалтерских услуг. Данный вид бизнеса сопровождается огромным потоком различных документов, в которые входят: первичная документация, акты сверки и другие специализированные документы для предоставления отчетности в контролирующие органы. Также критически важным аспектом для заказчика является соблюдение четких сроков и отсутствие ошибок при оформлении документации и работе в учетной системе.

Описание проблемы

В отчетные периоды у организации временами возникали пиковые нагрузки, в связи с этим появлялась необходимость выводить дополнительный персонал или работать сверхурочно. Кроме того, длительная рутинная работа приводила к появлению критических ошибок, за которыми следовали штрафные санкции по условиям заключенного договора на обслуживание. В целях укрепления своей репутации, исключения авралов, связанных с пиковыми нагрузками, минимизацией ошибок и повышения лояльности собственных сотрудников, было принято решение идти инновационным путем для исправления сложившейся ситуации. Были предприняты поиски автоматизированной системы, позволяющей решать возникающие проблемы, а не раздувать штат сотрудников, увеличивая тем самым финансовую нагрузку на компанию за счет обучения, возможности допущения новых ошибок из-за невнимательности и усталости. По рекомендации действующих заказчиков сотрудники компании Cryptora узнали, что у их партнера есть проблема и они ищут технологию, которая позволила бы закрыть возникшие вопросы.

Решение

Задача: внедрить автоматизированную систему в целях укрепления своей репутации, исключения авралов, связанных с пиковыми нагрузками. Сотрудники Cryptora провели несколько встреч с менеджментом аутсорсингового агентства, по итогу которых заказчик приобрел уверенность и четкое видение в необходимости роботизации бизнес-процессов в своей организации. Большим плюсом в принятии положительного решения был ряд особенностей внедрения RPA-платформ, среди которых:

скорость внедрения;
относительно небольшие затраты;
хорошая масштабируемость при открытии новых офисов.

Начало внедрения

После утверждения проектной группы, в которую входили эксперты Cryptora и аналитики аутсорсингового агентства, была разработана карта процесса с описанием того, как есть и как будет произведен расчет окупаемости инвестиций, а также заложен фундамент для поиска новых процессов подлежащих роботизации. В ходе дискуссий между интегратором и аналитиками заказчика было обнаружено множество бизнес-процессов, которые можно оптимизировать как с применением RPA-технологий, так и с участием сотрудников, имеющих экспертные знания, которые не поддаются автоматизации. Работы по интеграции: В итоге, проектной группой принято решение по роботизации процесса, который оказывал колоссальную нагрузку на сотрудников, требовал внушительных временных затрат и точности выполнения, при этом не имея необходимости увеличения штата сотрудников – процесс обработки входящих Invoice и перенос данных в учетную систему Quickbooks.

Середина процесса

Работа RPA-алгоритма предусматривала следующие действия:
1. Мониторинг электронного почтового ящика на предмет поступления новых документов Invoice;
2. При поступлении письма робот считывает информацию из Темы письма, а также открывает приложенный PDF-файл;
3. Если документ идентифицируется как Invoice, робот с помощью OCR Yandex Vision ищет наименование контрагента в теле документа;
4. После определения контрагента робот подключает конкретный механизм обработки документа. Это связано с тем, что каждый, более чем из 50 поставщиков этого клиента, имеет свою уникальную форму документа (роботом считываются данные о наименовании контрагента, дата формирования документа, срок отсрочки платежа, сумма заказа, сумма налога, сумма доставки, общая сумма документа);
5. После считывания всей необходимой информации, робот подключается к учетной системе Quickbooks, открывает форму для ввода документов и последовательно вносит данные в нужные ячейки. В процессе занесения данных учетная система генерирует всплывающие окна, с необходимостью выбрать одно из 2-3х значений. Алгоритм робота обучен читать информацию из всплывающих окон и, исходя из текста, выбирать необходимое значение;
6. После ввода данных робот проводит документ и делает запись в отчетном файле для ответственного сотрудника, данный отчет формируется два раза в день;
7. При невозможности распознать документ или иных нестандартных ситуациях робот записывает событие с указанием проблемы в отчетный файл и незамедлительно извещает ответственного сотрудника.

Результат

Все поставленные задачи, несмотря на обнаруженные в ходе исполнения технические трудности, такие как определение типа всплывающих окон и применение логического алгоритма, создание уникальных механизмов под распознавание документов того или иного контрагента, были выполнены. Пилотное внедрение, а в итоге и промышленная эксплуатация решения, основанного на RPA-технологиях, показала отличные результаты.

Заказчик остался доволен тем, что выбрал правильное решение и планирует дальнейшее сотрудничество с компанией Cryptora.

В настоящее время проектная группа по внедрению роботизированных процессов расширена до 4 человек, выбран курс на дальнейший поиск процессов, поддающихся роботизации, тестируются еще два крупных процесса для автоматизации, которые планируется запустить в ближайшее время.

Impact

После ввода RPA-алгоритма в промышленную эксплуатацию запланированные ожидания при анализе бизнес-процесса оправдались:

Достигнуто плановое УСКОРЕНИЕ ПРОЦЕССА В 3-5 РАЗ, в зависимости от объема обрабатываемых документов

Роботизация процесса ЗАКРЫВАЕТ 85-90% РУТИННОЙ РАБОТЫ сотрудников

СОКРАЩЕНИЕ ОШИБОК БОЛЕЕ ЧЕМ НА 95% после внедрения роботизации процесса

Отпала необходимость в найме дополнительной рабочей силы при пиковых нагрузках в отчетный период. Более того, действующие сотрудники перестали работать в авральном режиме и проявляют лояльность к своему работодателю

Менеджмент заказчика видит конкретную финансовую и стратегическую выгоду от внедрения RPA-технологий, а также рад, что возврат инвестиций в первые 2месяца работы RPA-алгоритма УЖЕ ПРЕВЫСИЛ 50%.